Officemanager / Management Assistent
Als Officemanager / Management Assistent ben jij het gezicht en het eerste aanspreekpunt van de organisatie. Dankzij jou loopt alles op kantoor op rolletjes en voelen collega’s en gasten zich welkom.
Jouw functie is een combinatiefunctie tussen officemanagement, finance en het ondersteunen van het MT. Qua werkzaamheden kun je denken aan het beheren van diverse MT-agenda’s, mailboxen, plannen en organiseren van team meetings/ uitjes en het bewaken van actiepunten. Kortom een veelzijdige en uitdagende functie!
De overige tijd ben jij de rechterhand van ons Hoofd (Financiële) Administratie en ondersteun je hem bij diverse werkzaamheden. In jouw functie ben jij discreet aangezien jij inzicht hebt in bedrijfsgevoelige (financiële) informatie.
Wat ga je doen als Officemanager / Management Assistent?
- Ondersteunen van het MT- en de directieleden op administratief gebied;
- Algemene ondersteuning van MT en directie;
- Opmaken van intern en externe presentaties (PowerPoint / Canva);
- Beheer van ICT-vraagstukken richting onze externe partner;
- Notuleren tijdens vergaderingen en beheren van Trello accounts;
- Optreden als eerste aanspreekpunt voor inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, mail, post);
- Bijhouden en verwerken van diverse verzekeringszaken (auto’s, materiaal, pand etc.);
- Wekelijkse controle van de personeelsuren en kilometeradministratie;
- Organiseren van personeelsuitjes;
- Boeken van hotelovernachtingen / vliegtickets voor personeel en freelancers;
- Bestellen van kantoorartikelen;
- Bestellen van de bedrijfslunch en aanvullen van voorraden;
- Boeken van in- en verkoopfacturen;
- Debiteuren- en crediteurenbeheer;
- Ondersteuning Controller met betrekking tot financiële handelingen in het CRM pakket (AFAS / Profit);
- Ondersteunende administratieve taken op het gebied van HR (contracten, aanzegbrieven aanmaken).
Zoals beschreven, is het takenpakket zeer divers, maar daar word jij alleen maar enthousiast van. Geen dag is hetzelfde in jouw functie! Een stukje proactief meedenken is heel belangrijk, zie jij dat iets niet lekker loopt, of merk je iets op? Kom dan gelijk in actie, dat is wat wij van jou verwachten!
Wij bieden:
- Contract voor bepaalde tijd met uitzicht op een vast dienstverband;
- Een bruto maandsalaris van € 2800,- tot € 3500,- bruto per maand op basis van fulltime;
- Laptop van de zaak;
- Telefoonvergoeding;
- Pensioenregeling;
- Bonusregeling;
- Persoonlijke ontwikkeling, zoals trainingen en het behalen van certificaten;
- Reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer;
- Verzorgde (betaalde) lunch;
- Sporten en personeelsuitjes;
- Vrijmibo.
Wie zoeken wij?
- HBO opleiding richting Officemanagement, Finance of vergelijkbaar;
- Minimaal 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie;
- Kennis van diverse financiële werkzaamheden;
- Beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week;
- Woonachting in de omgeving Haarlemmermeer;
- In bezit van rijbewijs B en eigen vervoer;
- Je kunt goed prioriteiten stellen en bewaken;
- Je werkt nauwkeurig en hebt een vooruitziende blik;
- Je bent heel discreet en weet wanneer vertrouwelijke informatie vertrouwelijk moet blijven;
- Je bent representatief en gewend om in een informele kantooromgeving werkzaam te zijn;
- Proactief iemand die echt een vooruitziende blik heeft en uitdagingen altijd een stap voor is.
Wie zijn zij?
Onze klant betreft een full-service audiovisuele partner in de eventbranche, gevestigd in de regio Amsterdam. Zij zijn een creatief, energiek en ambitieus bedrijf dat audiovisuele materialen (audio, video, licht, geluid en rigging) verhuurt aan diverse high-end opdrachtgevers, zowel nationaal als internationaal. Zij ontwikkelen totaalconcepten met 3D-visuals om hun klanten zo goed mogelijk te ondersteunen en de uitstraling van hun events te versterken.
Met meer dan 35 jaar ervaring zijn wij niet alleen een betrouwbare en creatieve partner, maar ook een organisatie die zich onderscheidt door echt verschil te maken. Zij richten ons vooral op het creëren en produceren van B2B-events voor uiteenlopende klanten in verschillende sectoren. Daarnaast zijn zij vaste partner voor een aantal locaties, waar zij audiovisuele diensten leveren.
Bij de klant staan kwaliteit, flexibiliteit en klanttevredenheid altijd voorop. Deze aanpak heeft hen in staat gesteld een onafhankelijke positie in de audiovisuele markt te verwerven. Hun klantgerichte benadering, creatieve oplossingen en specialistische technische kennis hebben bijgedragen aan een uitstekende reputatie en een loyale klantenkring, waar ze trots op zijn.
